Política de Privacidad

Versión 2026-09-08 · Última actualización: 8 de septiembre de 2026

Esta política explica el tratamiento de datos personales en el sitio público, el portal y las aplicaciones de Alumnia360. Actualmente rige la Ley N° 19.628. La reforma de la Ley N° 21.719 entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026. Estamos adecuando los procedimientos y controles al nuevo régimen. Publicar esta política no constituye una certificación ni una declaración de cumplimiento integral anticipado.

Quién trata tus datos y cómo contactarnos

Alumnia360 es operada por Consultoría y Asesoría Alerce Andino SpA. RUT: 78.444.317-5. Representante legal: Diego Bracelis. Domicilio de contacto: Av. Apoquindo 6410, oficina 605, Las Condes, Santiago. La empresa es responsable de las consultas comerciales del sitio, las relaciones con sus clientes y la atención de soporte de la plataforma.

En la gestión escolar, el colegio, sostenedor o entidad pública que decide las finalidades es el responsable del tratamiento. Alumnia360 trata esos datos por su cuenta, siguiendo las instrucciones y el contrato del servicio. Cada establecimiento debe informar su propia identidad, finalidades y canales de contacto. Esta política no reemplaza su reglamento interno ni su aviso de privacidad.

Para privacidad y ejercicio de derechos: contactoa360@alumnia360.cl. Para errores, sugerencias o dudas de uso: Ayuda y soporte o dbracelis@alumnia360.cl.

Datos que tratamos

• Identificación del estudiante: nombre, RUT y fecha de nacimiento protegidos mediante cifrado de campo. El curso es un dato estructurado sujeto a controles de acceso.
• Trayectoria escolar: calificaciones, cumplimiento de objetivos, asistencia, refuerzos, observaciones.
• Datos de contacto de apoderados y personal (correo, teléfono).
• Aranceles y pagos: cargos, abonos y comprobantes del colegio. Cuando se habilita un proveedor de pago, el ingreso de los datos de tarjeta se realiza en ese proveedor. Alumnia360 conserva referencias y resultados de la transacción, no el número completo de la tarjeta.
• Mensajería: contenido de los mensajes intercambiados entre apoderados y docentes a través de la plataforma.
• Consentimientos otorgados y su historial.
• Fotografía del estudiante, solo si el apoderado la carga y otorga su consentimiento.
• Datos técnicos mínimos de uso y seguridad (registros de acceso auditables).

Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

El tratamiento de datos de estudiantes se realiza en su interés superior, bajo la responsabilidad del colegio y con las autorizaciones legales de los apoderados o representantes. No elaboramos perfiles con fines comerciales, no mostramos publicidad y no vendemos ni cedemos los datos a terceros para fines ajenos al servicio educativo.

Para qué se usan los datos y con qué fundamento

• Gestión educativa, asistencia, evaluación, comunicación y administración: según las obligaciones y atribuciones del responsable escolar y las autorizaciones que correspondan. El contrato entre Alumnia360 y el colegio no autoriza por sí solo cualquier tratamiento de un estudiante.
• Consultas comerciales: responder lo que nos solicitas y gestionar la relación con el cliente. El uso con fines de publicidad requiere su propio fundamento y no es condición para pedir soporte.
• Entrevistas: recibir solicitudes, acordar fechas, registrar citaciones, asistencia, actas, acuerdos, evidencia y seguimiento. El colegio debe determinar qué antecedentes son necesarios y el fundamento para tratarlos. La recepción del acta no es un consentimiento general ni una firma electrónica.
• Permanencia escolar: registrar alertas revisadas por una persona, contactos con la familia, acuerdos y fechas de seguimiento. El responsable del registro accede dentro de su colegio y ámbito de estudiantes; dirección y UTP coordinan los acompañamientos del colegio. Las notas se cifran y no se copian en la bitácora general. Vincular una entrevista no amplía el acceso a su acta. El registro no decide retiros, repitencia ni sanciones, y la constancia de autorización pedagógica no sustituye su respaldo.
• Soporte: atender errores, sugerencias y dudas de usuarios, conservar el seguimiento del caso y diagnosticar fallas de funcionamiento. Los relatos y respuestas quedan cifrados. El correo de aviso al operador contiene el número del caso y el acceso a la bandeja, sin copiar su contenido.
• Usos basados en consentimiento, como la imagen del estudiante: autorización específica, informada y revocable. Retirarla no afecta la licitud del uso anterior al retiro.

Salud, convivencia, apoyos especiales y situación socioeconómica requieren un cuidado reforzado. No ingreses estos antecedentes en consultas comerciales, soporte o actas generales si no son necesarios. El régimen nuevo contiene restricciones específicas para datos de salud recogidos en el ámbito educativo; una autorización genérica no reemplaza la revisión de la habilitación legal.

Desde la vigencia de la reforma, el tratamiento de menores debe respetar su interés superior y autonomía progresiva. Para menores de catorce años y para datos sensibles de adolescentes menores de dieciséis se aplican reglas específicas de autorización por sus representantes, con las excepciones legales correspondientes.

De dónde vienen los datos y quién puede verlos

Los datos pueden provenir de la persona, su representante, usuarios autorizados del colegio, sistemas institucionales y fuentes públicas identificadas cuando exista fundamento para utilizarlas. En el servicio escolar, el acceso depende de la organización, colegio, función y relación con el estudiante. Las entrevistas se limitan a sus participantes. Los casos de soporte se consultan por quien los creó y por el operador autorizado de Alumnia360. La documentación entregada al colegio debe identificar los destinatarios y las comunicaciones a organismos públicos aplicables a cada finalidad.

Encargados y proveedores

Para operar el servicio podemos apoyarnos en proveedores tecnológicos (infraestructura de nube, envío de correos y, solo cuando el colegio lo habilita expresamente, generación de borradores con inteligencia artificial) que actúan como sub-encargados. Su participación debe quedar documentada con instrucciones, deber de confidencialidad, medidas de seguridad y autorización de subencargo cuando corresponda. La empresa y el responsable escolar deben verificar esos acuerdos antes de habilitar el tratamiento. La base de datos y la infraestructura principal se alojan en Chile (Azure, región Chile Central). No obstante, algunas funciones opcionales —el asistente general con Azure OpenAI, la generación externa de borradores curriculares, el inicio de sesión con Google o con Apple si el apoderado lo elige y, si el colegio lo habilita, el envío de correos— pueden procesarse en servidores fuera de Chile; estas transferencias internacionales se detallan a continuación.

Transferencias internacionales

Aunque la base de datos y la infraestructura principal permanecen en Chile, ciertas funciones envían datos a proveedores ubicados fuera del país, lo que constituye una transferencia internacional de datos. Antes de habilitar una transferencia deben verificarse su fundamento, el país de destino, los destinatarios y las garantías aplicables. Un acuerdo genérico o activar una función no sustituye esa verificación. Los envíos deben aplicar minimización de datos:

• Borradores opcionales de planificación (proveedor externo): esta función está desactivada por defecto. Si el establecimiento la habilita expresamente, se envían campos del currículo oficial —código de asignatura, nivel, semana y OA— y, cuando el profesor o profesora pide ayuda para revisar su planificación, el texto pedagógico que escribió en ella: título, propósito e instrucciones de cada bloque. Ese texto pasa antes por una capa de enmascaramiento: descarta el envío completo si detecta un RUN, un IPE, un correo, una dirección, una fecha de nacimiento o un teléfono, y también si detecta un dato de salud. Sustituye por «[PERSONA]» los nombres de persona que reconoce, y enmascara el número de matrícula y el RBD. El reconocimiento de nombres no es infalible: identifica nombre y apellido juntos y los del listado del curso, de modo que un nombre de pila suelto puede no ser reconocido. Por eso el campo de planificación no debe usarse para anotar situaciones individuales de un estudiante. No se envían nóminas, expedientes, perfiles de estudiantes, las notas privadas del profesor ni los apoyos individualizados de la pizarra. El borrador del documento que reciben las familias también se redacta con el proveedor externo cuando la función está activada, y siempre a partir del currículo estructurado, nunca del texto libre del curso. La interfaz debe informar el proveedor activo antes de su uso. El asistente de orientación general puede usar Azure OpenAI y bloquea las consultas en las que detecta datos personales, sin sustituirlos para enviarlos: se describe en la sección «Inteligencia artificial y decisiones automatizadas».
• Correos transaccionales (Azure Communication Services, Estados Unidos): si el colegio habilita el envío de correos (avisos, invitaciones, recuperación de acceso), la dirección de correo del destinatario y el contenido del mensaje pueden procesarse a través de este proveedor en EE.UU. Cuando esta función no está habilitada, el envío se realiza por medios locales.
• Inicio de sesión con Google o con Apple (Estados Unidos): el apoderado puede entrar al portal con su cuenta de Google o de Apple, en lugar del enlace por correo. Es opcional: quien no quiera usarlo entra igual con su correo. Si lo usa, Google o Apple —según cuál elija— sabrá que inició sesión en Alumnia360 y nos entregará únicamente el identificador de esa cuenta, el correo asociado y, en el caso de Google, el nombre y la foto públicos de esa cuenta; a Apple sólo le pedimos el correo, y quien lo prefiera puede usar la opción de Apple para ocultarlo. Nunca les enviamos datos del estudiante, del colegio ni del apoderado: el intercambio es solo para verificar que la cuenta es suya. Estas empresas están en Estados Unidos y tratan esos datos conforme a sus propias políticas, que no controlamos. La vinculación se puede deshacer, y hacerlo no cierra el acceso por correo.
• Dictado opcional por voz (navegador o sistema operativo): el dictado se inicia al pulsar el micrófono y exige que el navegador confirme reconocimiento disponible en el propio dispositivo. Si no puede verificarse ese procesamiento local, se mantiene la escritura. Alumnia360 recibe el texto reconocido y no almacena grabaciones. Puedes revisar, corregir o descartar el texto antes de enviarlo.
• Lectura en voz alta (síntesis de voz en servidores propios): cuando la persona activa la lectura de respuestas del asistente, el texto de esa respuesta se convierte en audio en un servicio de Alumnia360 alojado en Azure Chile Central; no se envía a ningún proveedor externo de voz. Ese servicio no guarda el texto ni el audio: sintetiza y entrega. Antes de sintetizar, el texto pasa por la misma capa de detección que el resto de los tratamientos con modelos: una respuesta que asocie a una persona con un dato de salud, o que contenga un RUN, IPE, correo, dirección, fecha de nacimiento o teléfono, no se convierte en audio. Si el servicio no está disponible, la lectura recurre a la voz local del navegador o del dispositivo, y en ese caso Alumnia360 elige siempre una voz que se sintetice en el propio equipo, nunca una voz «en línea» del proveedor del navegador. La lectura es opcional y se activa desde el asistente.

Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

El asistente orienta sobre educación, normativa pública y el uso de Alumnia. Cuando la función está habilitada, puede utilizar Azure OpenAI de Microsoft, en Estados Unidos, para redactar respuestas a consultas generales. No consulta fichas, calificaciones, salud, convivencia, mensajes ni resúmenes de estudiantes. Tampoco recibe archivos adjuntos desde el chat.

Antes de recuperar información o enviar una consulta al modelo, nuestros servidores revisan el texto. Si detectan nombres, identificadores o antecedentes individuales, bloquean la consulta y explican cómo reformularla de manera general. No se envían casos personales seudonimizados ni se restituyen nombres en las respuestas. La revisión no necesita consultar la matrícula del colegio.

La detección automática de datos personales en texto libre no es infalible. No ingreses nombres, RUN, datos de contacto, diagnósticos ni otros antecedentes de estudiantes en el chat. Los únicos documentos utilizados por el asistente son fuentes públicas verificadas y la ayuda del producto. Las ideas pedagógicas se presentan como propuestas; las afirmaciones normativas requieren fuentes.

Ni Microsoft ni OpenAI utilizan el contenido de estas consultas para entrenar sus modelos: es una condición contractual del servicio Azure OpenAI para clientes empresariales. Alumnia360 no envía identificadores de la persona que consulta ni del establecimiento junto con el texto. La exclusión del entrenamiento no equivale a ausencia de tratamiento o conservación por el proveedor: se deben verificar las condiciones de operación y supervisión de abuso del despliegue contratado.

La generación externa de borradores de planificación es una función independiente, desactivada por defecto, que el colegio puede habilitar de forma expresa. Al activarla se envía a OpenAI, en Estados Unidos, el currículo oficial estructurado y —sólo cuando el docente pide revisar su planificación— el texto pedagógico que él mismo escribió en ella, previamente enmascarado: el envío se descarta entero si aparece un RUN, un IPE, un correo, una dirección, una fecha de nacimiento, un teléfono o un dato de salud; los nombres de persona que el sistema reconoce se sustituyen, y la matrícula y el RBD se enmascaran. Nunca se envían nóminas, expedientes, perfiles de estudiantes, las notas privadas del profesor ni los apoyos individualizados. Mientras no exista un proveedor soberano con residencia y procesamiento verificados en Chile, la interfaz identifica esta limitación y la función no se presenta como IA soberana.

Estas funciones asisten al equipo docente y directivo. No adoptamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o significativos sobre el estudiante: toda decisión pedagógica la revisa y toma una persona.

Seguridad

Ciframos con AES-256-GCM campos sensibles identificados —por ejemplo, identidad, motivos y contenido privado— y usamos TLS en tránsito. Algunos valores estructurados y metadatos permanecen sin cifrado de campo y se protegen mediante aislamiento por colegio, control por rol, autenticación de doble factor para roles de gestión, registro auditable de accesos y cambios, y respaldos.

Conservación

Los diagnósticos técnicos de errores se conservan durante treinta días; una tarea periódica elimina los registros vencidos por lotes. No contienen mensajes de excepción, cuerpos de formularios, contraseñas ni direcciones completas visitadas. Se limita la frecuencia de registro para evitar acumular repeticiones.

Para antecedentes escolares, entrevistas, permanencia, cuentas y soporte, la tabla definitiva de plazos por categoría aún requiere validación institucional y legal. No se ofrece un borrado automático completo para esos registros. Puedes consultar el plazo y fundamento aplicable a tu caso por el canal de privacidad. Una obligación de conservar antecedentes debe justificarse y revisarse; no autoriza su uso para otras finalidades.

Tus derechos y cómo solicitarlos

Escribe a contactoa360@alumnia360.cl indicando cómo contactarte, qué datos o tratamiento te preocupan y qué necesitas. Se debe verificar tu identidad y, si actúas por otra persona, tu representación, pidiendo solo antecedentes proporcionales. No envíes expedientes de estudiantes al canal de soporte técnico.

Hoy se aplican los derechos de información, modificación, cancelación o bloqueo de la Ley 19.628, según sus condiciones. Su artículo 16 contempla una vía judicial ante falta de pronunciamiento dentro de dos días hábiles o rechazo en los casos que señala. Un plazo interno de atención no reemplaza esa regla.

Desde el 1 de diciembre de 2026, el régimen general comprende acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad. El responsable debe acusar recibo y responder por escrito en treinta días corridos, con una única prórroga de hasta treinta días corridos en los supuestos legales. Las solicitudes de bloqueo temporal tienen reglas especiales, incluido el plazo de dos días hábiles del artículo 11. Una denegación debe explicar sus razones y el derecho a reclamar. Puedes retirar el consentimiento cuando esa sea la base del tratamiento.

Vigencia y reclamos

La Agencia de Protección de Datos Personales y su nuevo régimen están previstos por la Ley N° 21.719, cuya entrada en vigencia es el 1 de diciembre de 2026; no presentamos hoy a la Agencia como una vía ya operativa. Consulta la versión oficial con vigencia diferida en la BCN. Mientras tanto, contacta al colegio responsable y usa las vías vigentes que correspondan a tu caso.

Incidentes de seguridad

Ante una vulneración de datos se debe contener el incidente, evaluar su alcance e informar al responsable escolar. El nuevo régimen exige comunicar a la Agencia sin dilaciones indebidas en los supuestos legales, y también a las personas afectadas cuando corresponda. No se presenta un plazo genérico de 72 horas como sustituto de esa obligación.

Eliminación de datos

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y de tus datos personales —o los de un estudiante a tu cargo— escribiendo a contactoa360@alumnia360.cl e indicando tu identidad, tu rol y el colegio al que perteneces. También puedes canalizar la solicitud a través del establecimiento educacional, que es el responsable de los datos.

Estado del flujo: Alumnia360 registra y audita la solicitud, pero no declara una supresión completa: la ejecución está bloqueada hasta verificar al solicitante y cubrir cuenta/credenciales, bienestar, evaluaciones, pizarra, integraciones y demás dominios. El colegio debe documentar la acción y las retenciones que correspondan antes de cerrar el caso.

Qué conservamos y por cuánto tiempo: cierta información debe conservarse por obligación legal del establecimiento —por ejemplo, registros académicos, de asistencia o de aranceles y pagos exigidos por la normativa educacional y tributaria— durante los plazos que fija la ley. Estos datos se guardan con acceso restringido. El responsable debe validar el vencimiento y ejecutar la eliminación que corresponda; no declaramos que exista una eliminación automática integral.

Plazos: la plataforma calcula un plazo interno de seguimiento, no una garantía legal de borrado. El colegio responsable debe informar el plazo y la respuesta aplicables después de validar identidad y base de conservación.

Permisos de las apps móviles

• Cámara / fotos y archivos:cuando eliges una fotografía o un documento, por ejemplo la foto autorizada del estudiante o un antecedente para una entrevista. Adjunta sólo información necesaria para esa finalidad.
• Notificaciones: avisos del colegio (plan de la semana, asistencia, consentimientos). Puedes desactivarlas.

Sesión, preferencias y servicios externos

Los apoderados pueden elegir mantener la sesión iniciada en su dispositivo. La cookie de acceso está protegida y no puede ser leída por scripts de la página. La sesión guardada vence después de 30 días sin uso y exige un nuevo ingreso como máximo a los 90 días. Se conserva el tipo general de dispositivo y las fechas de ingreso y último uso para que puedas revisar y cerrar esas sesiones en «Mis dispositivos». Desactiva esta opción si compartes el equipo. Las sesiones de gestión conservan su duración de 8 horas.

Para mantener el acceso usamos una cookie de sesión y guardamos en el navegador información de la sesión y preferencias de funcionamiento, como el módulo abierto y la presentación de la aplicación. Cerrar sesión elimina el resumen de sesión del navegador. Estos mecanismos no dan permiso para publicidad. Los servicios que abras por tu cuenta, como WhatsApp, aplican además sus propias políticas; evita enviar por ellos información sensible de estudiantes.

Cambios

Podemos actualizar esta política; publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.

Contacto: contactoa360@alumnia360.cl · WhatsApp +56 9 5952 3013